Brief projektowy w UX designie – dlaczego jest ważny i jak go przygotować?

Dobry projekt UX to nie tylko atrakcyjne wizualnie makiety, ale przede wszystkim skuteczna komunikacja między zespołem projektowym, wdrożeniowym i biznesem. Kluczem do osiągnięcia tego celu jest brief projektowy – dokument, który pomaga zrozumieć potrzeby osób użytkujących i założenia projektu. W artykule przyjrzymy się, czym jest brief projektowy, jakie pełni funkcje i jak go przygotować, aby stał się fundamentem udanego projektu.

Czym jest brief projektowy?

Brief projektowy, zwany również briefem kreatywnym, to dokument, który określa cele, oczekiwania oraz najważniejsze informacje dotyczące projektu. Pomaga również w zrozumieniu potrzeb osób użytkujących oraz ustalaniu priorytetów funkcjonalności. Może przybierać różne formy – od kilku prostych punktów po bardziej rozbudowane zestawienia danych. W przypadku UX designu brief projektowy pełni rolę mapy, która wyznacza kierunek działania i pozwala uniknąć nieporozumień na każdym etapie prac. Dokument ten powinien być klarowny, czytelny i zrozumiały dla wszystkich zaangażowanych stron. 

Brief projektowy w pigułce. Czym jest? 

• dokument, który jest częścią zapytania ofertowego lub wewnętrznego zlecenia projektu;
• podsumowanie głównych wymagań od wykonawcy projektu;
• forma przekazania wiedzy w skondensowany sposób;
• punktem odniesienia dla procesu feedbacku.

Najważniejsze elementy briefu projektowego‍

Aby przygotować brief kreatywny, który spełni swoje zadanie, należy zawrzeć w nim kilka podstawowych elementów. Poniżej znajdziecie najważniejsze sekcje, które powinny znaleźć się w tego rodzaju dokumencie.

‍1. Cel projektu

‍Na początku briefu należy jasno określić, co projekt ma osiągnąć. Czy celem jest zwiększenie sprzedaży, poprawa doświadczenia użytkownika czy może wprowadzenie nowej funkcji? Konkretne cele pomagają w podejmowaniu decyzji na każdym etapie projektu.

‍2. Grupa docelowa

‍Określenie grupy docelowej to jeden z najważniejszych aspektów projektowania UX. Brief powinien zawierać informacje o osobach użytkujących – ich demografii, potrzebach, problemach oraz oczekiwaniach wobec produktu. Im bardziej szczegółowe dane, tym łatwiej dostosować rozwiązania do ich potrzeb.A więcej na temat grup docelowych i tego - czym jest analiza osób klienckich oraz dlaczego warto ją przeprowadzać, przeczytacie w tym wpisie: Analiza potrzeb klienta - dlaczego warto ją przeprowadzić?

‍3. Zakres prac

‍Czy projekt dotyczy stworzenia nowej aplikacji, czy może redesignu istniejącej strony? W tej sekcji briefu należy dokładnie opisać zakres działań, aby wszystkie strony miały jasność, nad czym będą pracować.Chcecie dowiedzieć się więcej o prototypach, mockupach, a może makietach? - Jeśli tak to koniecznie sprawdźcie ten wpis: Prototyp, mockup, makieta, wireframe - czym to się różni?

‍4. Wymagania techniczne i funkcjonalne

‍W briefie powinny znaleźć się informacje dotyczące technologii, które mają zostać wykorzystane oraz funkcjonalności, jakie powinien posiadać projekt. Na przykład, w przypadku briefu do strony internetowej należy określić, czy będzie ona responsywna, jakie integracje są wymagane czy jakie systemy CMS należy zastosować.

‍5. Inspiracje i benchmarki

‍Często osoba kliencka ma już określone preferencje estetyczne lub funkcjonalne, które warto uwzględnić. W briefie można zawrzeć przykłady projektów, które są dla niego inspiracją, co ułatwia osobom projektanckim zrozumienie oczekiwań.

‍6. Budżet i harmonogram

‍Chociaż budżet i czas realizacji mogą wydawać się sprawami drugorzędnymi, są one bardzo ważne dla zaplanowania pracy. Warto uwzględnić te informacje, aby uniknąć sytuacji, w której projekt przekracza dostępne zasoby.

‍Co jeszcze powinien zawierać dobry brief?

1. Definicja problemu/celu biznesowego.
2. Kontekst produktu.
3. Wymagania dotyczące produktu.
4. Określenie kwestii otwartych.
5. Wymagania dotyczące procesu.
6. Harmonogram.
7. Słowniczek.

Jak przygotować brief projektowy?

‍Przygotowanie briefu wymaga zarówno odpowiedniego podejścia, jak i współpracy wszystkich zainteresowanych stron. Oto kilka kroków, które pomogą w jego tworzeniu:

‍1. Rozmowa z osobą kliencką

‍Podstawą dobrego briefu jest dokładne zrozumienie potrzeb osoby klienckiej. Warto przeprowadzić szczegółowy wywiad, pytając o cele, oczekiwania oraz wyzwania, jakie wiążą się z projektem.

‍2. Zbieranie danych o osobach użytkujących

‍Projektowanie UX opiera się na zrozumieniu osób użytkujących. W briefie warto zawrzeć dane z badań, takie jak wyniki ankiet, analizy zachowań czy persony.

‍3. Konsultacje z zespołem projektowym

‍Tworzenie briefu to nie tylko zadanie dla osoby klienckiej. Współpraca z osobami zajmującymi się projektowaniem, programowaniem czy analityką pozwala na uwzględnienie aspektów technicznych i praktycznych, które mogą umknąć w początkowych rozmowach.

‍4. Jasność i precyzja

‍Dobry brief jest dokumentem klarownym i zrozumiałym dla wszystkich. Unikaj używania zbyt specjalistycznego języka, a zamiast tego skup się na jasnym opisie celów i założeń projektu.Przeczytaj również: UX writing - na czym polega i dlaczego jest tak ważny?

‍Korzyści płynące z dobrze przygotowanego briefu

‍Dobrze przygotowany brief UX to nie tylko formalność, ale realne wsparcie dla całego procesu projektowego. Jakie niesie za sobą korzyści? 

• Zwiększa efektywność – jasne cele i wytyczne pozwalają skupić się na najważniejszych zadaniach.
• Minimalizuje ryzyko nieporozumień – precyzyjne informacje ograniczają liczbę poprawek i zmian w trakcie realizacji.
• Ułatwia komunikację – brief jest punktem odniesienia dla wszystkich zaangażowanych stron.
• Przyspiesza realizację projektu – dzięki odpowiedniej organizacji pracy można uniknąć opóźnień i niepotrzebnych zmian.

Brief projektowy - most między wizją a realizacją

Brief projektowy w UX designie to fundament każdego udanego projektu. Stanowi narzędzie, które pozwala połączyć potrzeby osób użytkujących, cele biznesowe i techniczne wymagania w spójną całość. Odpowiednio przygotowany - nie tylko oszczędza czas i zasoby, ale również znacząco zwiększa szansę na osiągnięcie zamierzonych rezultatów. Więcej na temat briefu projektowego, jego tworzenia i wykorzystania można się dowiedzieć podczas szkolenia z Wojtkiem Kutyłą: UX w pigułce, czyli dwa dni praktyki projektowej. Zachęcamy również do zapisu na nasze pozostałe szkolenia i warsztaty oraz kontaktu w przypadku szkoleń dla grup zorganizowanych.